Vue d’ensemble des projets
Un projet est le sommet de la hiérarchie du travail — le conteneur de planification et financier qui regroupe phases, tâches et bons de travail sous un même budget, un même échéancier et une même vue de ce qui a été facturé. Les équipes de terrain voient les travaux individuels; les gestionnaires de projet voient l’ensemble du portrait.
Où se situent les projets
Jobyo organise le travail sur trois niveaux : Projet → Tâche → Bon de travail. Un projet se trouve au sommet et tient ensemble tout ce qui se trouve en dessous — les phases dans lesquelles il est découpé, les tâches planifiées pour ces phases et les bons de travail qui réalisent le travail sur le terrain.
Chaque projet reçoit sa propre référence auto-numérotée (par exemple PRJ-00001) qui n’est jamais réutilisée, un statut, un en-tête de budget et une piste de vérification complète de chaque référence de base que vous publiez.
L’espace de travail du projet
L’ouverture d’un projet vous amène sur un espace de travail à onglets. Chaque onglet couvre une facette du projet, et la plupart ont leur propre guide détaillé :
- Vue d’ensemble / Paramètres — nom du projet, description, chantier, dates, statut et en-tête de budget.
- Plan — phases, échéancier Gantt et références de base publiées avec leur journal des modifications. Voir Planifier un projet.
- Coût — dépenses réelles, budget par rapport au réel, écart par rapport à une référence de base publiée, et dépenses. Voir Coûts de projet.
- Exécution — regroupements opérationnels en lecture seule : les bons de travail du projet, les saisies de temps, les matériaux, les bons de commande et les autres dépenses. Voir plus bas.
- Facturation — quelle part du travail du projet est facturée, réservée ou encore non facturée. Voir Facturation de projet.
- Photos — fichiers et photos liés au projet. Voir Photos de projet.
- Activité — le journal de vérification au niveau du projet.
Le budget d’un projet est une valeur de planification que vous saisissez — une estimation. Le coût est construit automatiquement à partir du temps, des matériaux, des dépenses et des factures enregistrés pour le travail du projet. Ils vivent sur des onglets différents et ne s’écrasent jamais l’un l’autre. Voir Budget de projet.
L’onglet Exécution
L’onglet Exécution est une fenêtre en lecture seule sur tout ce qui se passe dans le travail du projet — utile pour suivre l’avancement et faire les suivis, sans quitter le projet. Il comporte cinq sections, chacune étant une liste paginée et filtrable :
- Bons de travail — chaque bon de travail du projet, avec son statut (Ouvert / Fermé / Annulé), pour voir d’un coup d’œil ce qui est en suspens.
- Temps — les saisies de temps enregistrées pour le travail du projet.
- Matériaux — les matériaux consommés sur les bons de travail du projet.
- Bons de commande — les bons de commande émis pour le projet, chacun affichant son statut — c’est ici que vous suivez le statut des commandes (brouillon, émis, reçu, etc.) au fur et à mesure que les matériaux sont achetés et livrés.
- Autres dépenses — les coûts ponctuels enregistrés pour le projet.
Ces listes sont en lecture seule. Vous enregistrez les bons de travail, le temps, les matériaux, les bons de commande et les dépenses au moyen de leurs propres flux — l’onglet Exécution ne fait que les rassembler pour que vous puissiez suivre l’activité réelle du projet à un seul endroit.
Pour commencer
Ouvrir la zone Projets
Depuis le menu principal, ouvrez Projets. La liste regroupe les projets par statut — Actif, Terminé et Annulé — avec un filtre par statut et une recherche par nom. Les administrateurs disposent aussi d’un interrupteur Afficher les supprimés.
Liste des projets — regroupée par statut, avec filtre et recherche Créer un projet
Sélectionnez Nouveau projet et remplissez le formulaire. Le nom du projet et un chantier sont obligatoires; la description, les dates de début et de fin, l’estimation du budget et une référence de soumission facultative sont optionnels et peuvent être ajoutés plus tard.
Formulaire de nouveau projet — le nom et le chantier sont obligatoires Enregistrer
Enregistrez le formulaire. Jobyo attribue le prochain numéro de projet (p. ex. PRJ-00001) et fixe le statut à Actif. Le projet s’ouvre sur son espace de travail, prêt à être planifié.
Planifier et exécuter
Découpez le projet en phases dans l’onglet Plan, ajoutez des tâches et des bons de travail en dessous et — une fois la portée convenue — publiez une référence de base pour figer le plan comme point de repère. Le coût et la facturation se remplissent au fur et à mesure que le travail se fait.
Concepts clés
Cycle de vie du statut
Un projet est Actif, Terminé ou Annulé. Les projets actifs peuvent être marqués Terminé ou Annulé; les deux statuts finaux peuvent être rouverts vers Actif. Vous ne pouvez pas passer directement de Terminé à Annulé — rouvrez d’abord vers Actif, puis passez à l’autre. Terminer ou annuler est bloqué tant qu’un bon de travail du projet est encore ouvert.
Phases
Les phases divisent un projet en étapes (par exemple Fondation, Charpente, Finition). Les gestionnaires de projet peuvent ajouter, modifier et réordonner les phases; seuls les administrateurs peuvent les supprimer. Les étapes complètes se trouvent dans Planifier un projet.
Références de base
Une référence de base est un instantané permanent et immuable du plan à un moment donné. Une fois publiée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée — si le plan change, vous publiez une nouvelle version avec un nom différent. Les références de base sont ce à quoi le rapport d’écart de l’onglet Coût compare les dépenses réelles.
Le back end de Jobyo peut construire un projet brouillon directement à partir d’une soumission acceptée — mais il n’y a pas de bouton pour cela dans la version actuelle. Le champ Soumission du formulaire de projet n’est qu’une étiquette de référence; il ne transfère rien. Pour l’instant, créez le projet manuellement et saisissez le numéro de soumission pour établir le lien. Voir Soumissions.
Qui peut faire quoi
Les projets sont régis par rôle, donc ce que vous voyez dépend de vos permissions :
- Les gestionnaires de projet / Opérations peuvent créer et modifier des projets, gérer les phases, changer le statut et publier des références de base — mais ne peuvent pas supprimer de projets ni de phases.
- Les administrateurs peuvent faire tout ce qu’un gestionnaire de projet peut faire, plus supprimer des projets et des phases et voir les enregistrements supprimés en douceur.
- Les techniciens peuvent consulter les projets (pour y rattacher leur travail) mais ne les gèrent pas.
La suppression d’un projet est une suppression en douceur — il est masqué, pas effacé — et elle est bloquée si le projet a encore des bons de travail ouverts ou des enregistrements de coûts comptabilisés. Voir Vue d’ensemble des rôles.